シフト管理ツール

シフト管理画面

シフト表を作成するツール

 シフト管理ツールは、シフト表を作成するツールです。月間カレンダーの中にシフトを埋めることで、1ヶ月分のシフト表を作成します。
月間カレンダーの上で「右クリック」すると、シフトの一覧がポップアップメニューとして出てきます。ポップアップメニューからシフトを選ぶと、シフトが割り当てられます。


シフト管理アプリ 画面の解説

①月間カレンダー

シフト表は画面中央の赤枠内(月間カレンダー)に作成します。
ツールの入力エリア

②表示変更ツール

画面の左上には、シフト表を見やすくするためのツールボタンが並んでいます。
表のスタイルを「標準スタイル」から「記号スタイル」に切り替えたり、セルの幅を広げたりすることができます。

シフト管理の表示切替ボタン

③入力モード切り替えボタン

入力モードを切り替えることで、「勤務区分」や「希望メモ」を入力することができます。
「シフト入力」のとなりの「勤務区分」ボタンや「希望メモ」ボタンを押すと、入力モードが切り替わります。

シフト管理ツールのメモ入力機能

「勤務区分」や「希望メモ」を入力すると、「シフト入力」モードに戻ったときにマークがつくので便利です。


④自動作成ツール

シフト表を自動作成するためのツールボタンです。
自動作成ボタン(シフト表の自動作成)を使うと、シフト表を自動で作成できます。

シフト管理ツールの自動作成ボタン

「月~祝、ALL」のボタンは、表の中の対象のセルをまとめて選択するためのボタンです。
たとえば、「木」ボタンを押すと、表の中から「木曜日」のセルがすべて選択されます。
「ALL」ボタンを押すと、全てのセルが選択されます。

⑤統計・出力・印刷ツール

画面の右上には、シフト表の統計・出力のためのツールボタンが並んでいます。
「統計ボタン」を押すと、これまでに割り振った勤務の統計が表示されます。
「CSV出力ボタン」では、作成した表をそのままデータで出力されます。出力したデータは、エクセルで自由に加工できます。
「印刷ボタン」を押すと、印刷プレビューが表示され、印刷を実行できます。

シフト管理ツールの統計&出力ボタン

⑥時間チャートの起動

 画面の右上にある「時間チャート」をクリックすると時間チャート画面が起動します。
 シフト表から日付をクリックすると、クリックした日付の時間チャート画面が起動します。

シフト管理アプリ シフト表の作成

①シフトの入力

シフトの入力

表の中から、入力したいセルをクリックします。


シフトの入力

そのまま右クリックして、シフトメニューを呼び出します。


シフトの入力

シフトメニューから、割り当てたいシフトをクリックします。


シフトの入力

セルにシフトが割り当てられます。


②シフトの削除

シフトを削除する方法は3つあります。

シフトメニューの「削除」で消す 

  • その1 ×ボタン
    シフトメニューの×ボタンを押します。


空白シフトを割り当てる 

  • その2 空白シフトを選択
    シフトメニューより空白を選んでもOKです。


キーボードのDelキーで削除

  • その3 Delキー
    キーボードのDelキー使うと連続で削除できます。


③セルの範囲指定

セルを範囲指定で選択してまとめてシフトを入力する方法です。
並び合うスタッフさんや、一定の期間にまとめて同じシフトを入力したい時に便利です。

セルをドラッグ  

表の上でクリックしたまま、マウスをスライドします。


右クリック 

選択したセルの上で、右クリックします。


クリックでシフトを選択

▽午後  をクリックします。


入力完了 

▽午後  が割り当てられました。


④セルの範囲指定でコピー

コピーしたい範囲を選択 

表の中から、コピーしたい範囲を選択します。


コピーしたい範囲を選択 

右クリックして、「シフトコピー」をクリックします。


コピーしたい範囲を選択 

コピー先のセルをクリックします。


コピーしたい範囲を選択 

右クリックして、「シフト貼付」をクリックします。


⑤セルをとびとびで選択

 シフト表で隣り合わないセル同士をまとめて選ぶ方法です。
 気になる個所をパッパッと選んで、まとめてシフトを入れたい時に便利です。

1つ目のセルをクリック 

1つ目のセルをクリックします。


キーボードのCtrlキーを押す 

キーボードのCtrlキーを押します。


次々とセルをクリック 

Ctrlキーを押したまま、セルをクリックします。


右クリックでシフト呼び出し 

選択セルの上で右クリックします。


シフトを選択

 〇  をクリックします。


⑥曜日選択

 ある曜日のすべてのセルに、同じシフトを割り当てることができます。
曜日によって全スタッフが同じシフト、というときに便利な機能です。

特定曜日のシフト入力

シフト表の上に曜日のボタンが並んでいます。


特定曜日のシフト入力

たとえば月曜日、「月」のボタンをクリックします。


特定曜日のシフト入力

すると、月曜日のセルがすべて選択されます。


特定曜日のシフト入力

選択セル(グレー)の上で右クリックしてシフトを入力します。


特定曜日のシフト入力

すべての月曜日に「  ○  」シフトが割り当てられました。


⑦イレギュラーな勤務時間

イレギュラーなシフト(登録されていないシフト)は、時刻を直接入力することができます。
時刻だけを入力することもできますし、シフトを入力した上で違う時刻に変更することもできます。
これは、シフトとしてカウントしたいけど、時刻がちょっと違う、という場合に利用します。
なお、入力した時刻をクリアするには、開始時刻と終了時刻に 00:00 を入力します。

シフトの時刻を直接入力

まずは見やすいようにセルの幅を広げておきます。


シフトの時刻を直接入力

入力したいセルを選択し、ダブルクリックします。


シフトの時刻を直接入力

すると時刻が入力できるようになります。


シフトの時刻を直接入力

勤務の開始時刻を終了時刻を入力して...


シフトの時刻を直接入力

休憩時間を入力するために「休」ボタンをクリックします。


シフトの時刻を直接入力

休憩時間を入力するウィンドウが表示されます。


シフトの時刻を直接入力

休憩の開始時刻と所要時間を入力して「OK」ボタンをクリックします。


シフトの時刻を直接入力

時刻が入力されました。


シフトの時刻を直接入力

他のシフトとの違いを見るために出勤簿画面を起動してみましょう。
「佐藤」さんをクリックして出勤簿画面を起動します。


シフトの時刻を直接入力

10 佐藤さんの出勤簿画面です。


シフトの時刻を直接入力

11 手入力された時刻は、出勤簿画面では太字で表示されます。


シフトの時刻を直接入力

12 シフトだけを入力されたものとの違いです。


シフトの時刻を直接入力

13 ちなみに、シフトとは違う時刻を入力することもできます。


⑧登録したシフトパターンと違う時間を入れるのってどんな時?

時間がちょっと違うけど、あるシフトとしてカウントしたい時に使います。
合計人数にはそのシフトとしてカウントされつつも、違う時刻が入力できます。
入力の順は、シフトを入力してから、時刻を入力します。
入力の順序が逆(時刻→シフト)になると「入力のし直し」とみなされ、シフトの時刻にリセットされます。
なお、実働時間は、入力された時刻を正として計算されます。


シフト管理アプリ 自動作成

自動作成.①ローテーションの登録

まずは自動作成の元となる「ローテーション」を登録します。
ローテーションの登録


自動作成.②自動作成を実行

シフト管理ツールに戻り、自動作成ボタンをクリックすると、自動作成が始まります。
シフト表の自動作成

自動作成.③自動作成の完了

シフト表の自動作成は数秒で完了します。
自動作成が完了すると、登録した週間ローテーションがシフト表いっぱいに埋められます。
シフト表の自動作成

自動作成.④範囲を指定して自動作成する

セルを選んで部分的に自動作成することもできます。
その場合、表に入力する時に出てくる「ポップアップメニュー」の自動作成ボタン自動作成ボタン を使います。

 ▼ポップアップメニューの上部に自動作成ボタン がついています。
 シフトの入力

自動作成.⑤曜日でまとめて自動作成する

自動作成では、特定の曜日だけを自動で入力することもできます。

曜日選択
 
1.例えば、月曜日ボタン(月曜日) をクリックすると、月曜日がすべて選択されます。
曜日で選ぶ

2.あとは、グレーになったのセルの上で右クリックするとポップアップメニューが出てくるので、 自動作成ボタン自動作成ボタン をクリックすれば、月曜日にだけ自動で入力されます。

シフト管理アプリ マーク

マーク.①勤務区分マークの入力

通常の勤務ではない場合、休暇などをメモとして入力する機能です。
入力すると、シフト表にマークが残るので便利です。

1.入力モードを「勤務区分」に切り替えます。
勤務区分

2.シフト表の上で右クリックすると、勤務区分のリストが出現します。
勤務区分

3.例えば、休出を選択するとセルに半券チケットのような マークがつきます。
休出

4.「シフト入力」モードに戻しても マークは残ります。
半券マークが残ります
「ここに予定が入っているな」とマークを意識しながらシフト表を作成できます。

マーク.②希望メモマークの入力

1. 入力モードを「希望メモ」に切り替えます。
希望メモ

2.セルをダブルクリックするとコメントが入力できるようになります。
希望メモ

3. 入力を終えると、セル内にマークがつきます。
希望メモ

4.マークは、「シフト入力」モードに切り替えても残ります。
希望メモ
「ここにはスタッフの希望がある」と意識しながら、シフトを組むことができます。

マーク.③連勤6日超えマーク

連続して6日を超える勤務が割り当てられた場合は、連勤7日目以降のセルにマークがつきます。
次の休みに到達すると、それ以降マークはつきません。

連勤6日超えチェックマーク

シフト管理アプリ 表示変更

表示変更.①表のスタイル変更

ツールの左上にある「A|B」ボタンを押すと、表のスタイルが切り替わります。
A:標準スタイル B:記号スタイル

Aでは日付が「よこ」に並び、Bでは日付が「たて」に並びます。

シフト表のテンプレート

表示変更.②セル内に実働時間を表示

表の中身を実働時間で表示する方法です。
表中のセルには、シフト名ではなく実働時間をそのまま表示することもできます。
※シフト表の標準スタイル(A)が選択されている時のみ有効です。

シフトを実働時間で表示

表の左上にある 実働時間(H) アイコンをクリックします。


シフトを実働時間で表示

すると、表中のセルに実働時間で表示されます。


シフトを実働時間で表示

もう一度、左上の 実働時間(H) アイコンをクリックします。


シフトを実働時間で表示

するとシフト名の表示に戻ります。


シフトを実働時間で表示

ちなみに実働時間で表示させた状態でシフト表を印刷すると、そのまま実働時間で印刷されます。


表示変更.③セル幅を広げる

セルの幅は広げることができます。
時刻を入力した場合や、希望メモの文字数が多いときに便利です。
※シフト表の標準スタイル(A)が選択されている時のみ有効です。

シフト表のセル幅を広げる

時刻を直接入力した場合、通常のセル幅では末尾が切れてしまいます。


シフト表のセル幅を広げる

そんな時は「幅を広げる」アイコンをクリックします。


シフト表のセル幅を広げる

すると幅が広がって時刻がすべて表示されます。


表示変更.④合計対象の切り替え

シフト表の合計欄をクリックすると、それぞれ集計対象を切り替えられます。

日ごとの合計: 合計 をクリックすると、日ごとの合計が切り替わります。 
出勤人数 → 実働時間 → シフト で繰り返します。
合計の切り替え

スタッフごとの合計:日付欄の合計 をクリックすると、スタッフの合計が切り替わります。
合計の切り替え

シフト管理アプリ 印刷

印刷するには、ツールの右上にある シフト表の印刷 ボタンを押します。
シフト表の印刷 

印刷.①モノクロ・カラー選択

シフト表の色 

印刷ボタンを押すと、印字オプションが開きます。印字オプションでは、モノクロ・カラーが選択できます。


シフト表モノクロ 
(モノクロでのプレビュー)

モノクロ・カラーの選択は、印刷前にプレビュー画面で確認できます。


印刷.②(A)標準スタイル

標準スタイル」は、シフトの名前を3文字表記したシフト表です。
アプリの標準的なスタイルで、どんな現場にもマッチするテンプレートです。

シフト勤務表(テンプレートA)

印刷.③(B)記号スタイル

記号スタイル」は、シフトの名前を1文字で表したシフト表です。ショップやコンビニエンスストアなど、出勤日をシンプルに表現したい場合に便利です。
シフト勤務表(テンプレートB)